Guide des démarches en ligne
Documents commerciaux d'une micro-entreprise
Les documents commerciaux d’une micro-entreprise regroupent l’ensemble des documents utilisés dans le cadre de ses relations commerciales, que ce soit pour prospecter, vendre ou gérer ses échanges avec ses clients et partenaires. Ces documents comportent des informations obligatoires et doivent être conservés entre 5 et 10 ans selon la nature du document.
En tant que micro-entrepreneur, il est essentiel de préparer l’ensemble des documents commerciaux nécessaires à la gestion des transactions, à la communication avec les clients et partenaires et au suivi des activités commerciales.
Il peut s’agir notamment des :
Tarifs et documents publicitaires (publicité extérieure, supports imprimés, communication en ligne)
Bons de commande et de livraison
Courriers (papier ou emails commerciaux)
À noter
Il est important de veiller à ce que chacun de ces documents soit prêt avant toute relation commerciale. En effet, chaque document doit respecter un certain format et comporter des mentions obligatoires.
Cela concerne aussi bien les documents papier que numériques, y compris les mentions obligatoires à afficher sur un site internet, telles que les mentions légales ou les obligations en matière de protection des données personnelles (RGPD).
Les documents commerciaux doivent impérativement comporter différentes mentions obligatoires. L’objectif est de garantir la transparence des relations entre la micro-entreprise et ses clients et/ou partenaires.
Les mentions à faire figurer sont différentes selon le document commercial :
Facture
Facture
Pour être valable, une facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires ainsi que certaines mentions particulières selon les cas.
Les mentions suivantes sont communes à toutes les factures et doivent obligatoirement apparaître :
Lorsque la facture est adressée à un particulier, elle doit mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité d’au moins 2 ans.
La mention concerne les biens vendus appartenant à l’une des catégories suivantes : appareils électroménagers, équipements informatiques, produits électroniques grand public, appareils de téléphonie, appareils photographiques, appareils dotés d’un moteur électrique ou thermique, destinés au bricolage ou au jardinage, jeux et jouets y compris consoles de jeux vidéos, articles de sport, montres et produits d’horlogerie, articles d’éclairage et luminaires, lunettes de protection solaire et éléments d’ameublement.
Des mentions particulières s'ajoutent aux mentions obligatoires dans certains cas :
Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, les grandes entreprises et les ETI devront, à partir du 1er septembre 2026, intégrer 4 nouvelles mentions obligatoires sur leurs factures. Les PME et les micro-entreprises seront concernées à leur tour à compter du 1er septembre 2027).
Les mentions sont les suivantes :
Généralisation de la facturation électronique
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Premier ministre
CGV
CGV
Le client est un professionnel
Le client est un professionnel
Les CGV ne sont pas obligatoires entre professionnels. En revanche, si elles existent et qu’un client professionnel en fait la demande, l’entreprise est tenue de les communiquer.
1. Mentions obligatoires
Les CGV doivent alors obligatoirement comporter les informations suivantes :
2. Mentions facultatives
Il est ensuite possible d’ajouter librement d’autres informations non obligatoires :
Le client est un particulier
Le client est un particulier
Ventes de biens ou prestations de services conclues au sein d’un établissement
Ventes de biens ou prestations de services conclues au sein d’un établissement
Dans le cadre d’une vente de biens et/ou de fourniture de prestations de services à un client particulier (consommateur), certaines informations doivent obligatoirement figurer dans les CGV, afin d’informer et protéger le client particulier.
Les informations suivantes doivent être données avant la conclusion du contrat de vente ou de prestation de services :
Lorsqu’il s’agit d’un contrat de fourniture de prestations de services, des informations supplémentaires doivent figurer dans les CGV :
Ventes de biens ou prestations de services conclues à distance
Ventes de biens ou prestations de services conclues à distance
Dans le cadre d’une vente de biens et/ou de fourniture de prestations de services conclue à distance avec un client particulier (consommateur), certaines informations doivent obligatoirement figurer dans les CGV, afin d’informer et protéger le client particulier.
Les informations suivantes doivent être données avant la conclusion du contrat de vente ou de prestation de services :
Devis
Devis
Le devis, comme les CGV, fait partie des documents précontractuels, c’est-à-dire ceux qui sont fournis au client avant un éventuel achat.
Le devis n’est pas un document systématiquement obligatoire, sauf dans certaines secteurs : bâtiment, services à la personne, déménagement, etc. Les mentions à faire figurer dans un devis dépendent donc du secteur d’activité.
En dehors de ces cas sectoriels, la remise d’un devis n’est donc pas obligatoire, tant que la micro-entreprise peut remettre au client tout autre document d’information précontractuelle telles que des CGV par exemple.
Documents publicitaires
Documents publicitaires
Les documents publicitaires ont pour objectif de promouvoir un bien ou un service : publicité en ligne (bannières publicitaires, pages de présentation d’un produit sur un site internet, etc.), publicité extérieure, supports imprimés (brochure, flyer, catalogue, fiche produit, etc.).
Lorsqu’ils présentent un prix ou une offre commerciale, les documents publicitaires doivent respecter les règles relatives à l’affichage des prix. En effet, l’information du client sur le prix est obligatoire quelque soit le mode de vente (en magasin, sur internet, à domicile, etc.). Le client doit être en mesure de connaître le prix avant de procéder à un achat.
Tout support publicitaire comportant un prix doit donc afficher celui-ci en euros, de manière visible, non-équivoque, toutes taxes comprises (TTC).
Lorsque des frais supplémentaires s’appliquent (frais de livraison, options ou services annexes), ils doivent être clairement indiqués avant toute conclusion du contrat de vente.
Certains supports doivent également présenter le prix unitaire (kilogramme, litre, etc.) ou mentionner l’existence de promotions ou réductions. Il est par exemple nécessaire de respecter un certain nombre de règles concernant les soldes.
Les documents publicitaires doivent également permettre d’identifier clairement l’entreprise qui diffuse l’offre. Il convient donc de mentionner :
Référence : Code de commerce : article L441-9
Référence : Code de commerce : articles R123-237 à R123-238
Référence : Code général des impôts, annexe II : article 242 nonies A
Référence : Code de la consommation : articles L111-1 à L111-8
Référence : Code de l'artisanat : article R132-1
Référence : Code de l'artisanat : article L132-1
Tout document commercial doit comporter des mentions obligatoires. À défaut, la micro-entreprise s’expose à différentes sanctions, selon la nature du document concerné :
Facture
Facture
Manquement à l’obligation de facturation
Manquement à l’obligation de facturation
Le non-respect des obligations en matière de facturation peut entraîner des sanctions financières et pénales, dont la gravité varie selon la nature de l’infraction :
Omission ou inexactitude dans les mentions obligatoires
Omission ou inexactitude dans les mentions obligatoires
Une amende de 15 € est appliquée sur chaque omission ou inexactitude. Le montant total des amendes appliquées sur une facture ne peut pas dépasser 25 % du montant de la facture.
Lorsque l'adresse ou l'identité du client ou du fournisseur ont été dissimulées ou modifiées, le montant de l'amende est égal à 50 % du montant total des factures concernées.
Livraison ou prestation de services fictives
Livraison ou prestation de services fictives
Une amende égale à 50 % du montant de la facture est appliquée lorsque la facture concerne une livraison ou une prestation de services fictive, par exemple une facture émise pour une formation qui n’a jamais eu lieu.
Si le vendeur ou le prestataires apporte la preuve que l'opération a bien été effectuée et correctement comptabilisée dans les 30 jours, l'amende est réduite à 5 % du montant de la transaction.
CGV
CGV
Le non-respect de l’obligation de communiquer ses CGV, que ce soit par absence de communication ou encore par communication incomplète, peut faire l’objet d’une injonction de la DGCCRF et d’une amende administrative dont le montant peut s’élever jusqu’à 15 000 € pour une micro-entreprise.
Devis
Devis
En cas de non-remise d’un devis obligatoire ou d’oubli d’une mention obligatoire sur un devis, le professionnel s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 15 000 €.
Si l’activité exercée par le professionnel ne nécessite pas la remise obligatoire d’un devis, l’absence de devis ne constitue pas nécessairement une infraction.
Documents publicitaires
Documents publicitaires
L’absence de mentions obligatoires sur un document publicitaire est punie d’une amende de 135 €, pouvant aller jusqu’à 750 €.
Si le document publicitaire est un flyer imprimé, il faut respecter un certain nombre de mentions obligatoires, notamment le nom et l’adresse de l’imprimeur.
L’absence de ces mentions est punie d’une amende de 3 750 €.
À savoir
Les sanctions diffèrent selon les documents : les factures sont par exemple soumises à des règles comptables et fiscales très strictes, tandis que d’autres documents commerciaux (tels que les devis, les bons de commande ou encore les supports publicitaires) n’entraînent pas les mêmes enjeux juridiques et fiscaux. Les sanctions sont donc adaptées à la gravité des manquements et aux risques spécifiques associés à chaque type de document.
Référence : Code de la consommation : articles L131-1 à L131-4
Référence : Code de la consommation : article L132-22
Référence : Code de commerce : article L441-1
Référence : Code de commerce : article L441-9
Référence : Code de commerce : article L470-1
Référence : Code pénal : article 441-1
Référence : Code général des impôts : article 1737
Référence : Loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse
La durée de conservation des documents commerciaux varie en fonction de la nature du document :
S'il s'agit d'un document comptable (comme une facture), il doit être conservé 10 ans
S'il s'agit d'un contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale ou d'une correspondance commerciale, le document doit être conservé 5 ans
Voici un récapitulatif clair des différentes durées de conservation selon la nature du document :
Nature du document | Durée de conservation |
|---|---|
Facture et tout document comptable | 10 ans |
CGV | 5 ans |
Devis | 5 ans |
Documents publicitaires (prospectus, catalogues, brochures, tarifs, etc.) | 5 ans |
Courriers commerciaux |
|
À noter
Les délais de conservation des documents pour les entreprises dépendent de la nature des documents.
Par exemple, un bon de commande à usage commercial doit être conservé pendant 5 ans. Au contraire, un bon de commande utilisé comme pièce comptable doit être conservé pendant 10 ans.
Ils peuvent même avoir une durée plus spécifique : par exemple, la durée de conservation est de 30 ans pour les documents immobiliers (acte de vente immobilier, cession de parts donnant droit à un bien immobilier, etc.).
Référence : Code de commerce : article L110-4
Référence : Code de commerce : article L123-22
Textes de référence
Code de commerce : article L110-4Durée de conservation (documents entre commerçants)
Code de commerce : article L123-22Durée de conservation (documents comptables)
Code de la consommation : articles L131-1 à L131-4Obligation générale d'information précontractuelle (Sanctions)
Code de la consommation : article L132-22Manquement à l’obligation de recueil du consentement du consommateur
Code de commerce : article L441-1Sanctions administratives (CGV)
Code de commerce : article L441-9Amende pour manquement à l’obligation de facturation
Code de commerce : article L470-1Injonctions (CGV)
Code de commerce : articles R123-237 à R123-238Mentions sur les documents commerciaux
Code de l'artisanat : article R132-1Mentions sur les documents commerciaux (artisans)
Code général des impôts : article 1737Infractions aux règles de facturation
Code pénal : article 441-1Sanctions en cas de faux et usage de faux
Loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presseArticle 13 (mentions obligatoires d’un flyer imprimé)